É necessário realizar um estudo visando o aprimoramento dos sistemas e a automatização de todos os processos possíveis. Além disso, é importante criar uma base de conhecimento, disponível em um site único, para as atividades dos docentes e técnicos de diferentes setores, com fluxogramas e tutoriais, que deverá ser atualizada conforme as normativas vigentes, para que o conhecimento não se perca ao longo do tempo ou com a troca de servidores.

Estruturar o calendário dos cursos de graduação para 15 semanas. Para cursos onde é possivel, reduzir a carga horária para o mínimo exigido pelas diretrizes curriculares de cada curso/área, com garantia de de carga horária e conteúdos necessários. As duas mudanças vão permitir a estruturaçãoa de cursos mais convergentes com a formação cidadão e formação técnica necessária.

A otimização dos fluxos e a identificação de melhorias nos processos acadêmicos esbarram na urgente necessidade de ampliação do quadro de servidores técnicos. Para que as adaptações e a desburocratização se concretizem, é imprescindível o reforço técnico, especialmente em áreas como a de Tecnologia da Informação. A realidade da unidade da UFMS em Naviraí ilustra essa questão de forma clara: a iminente chegada de novos cursos de especialização, somada ao crescimento constante do número de docentes e alunos ao longo dos anos, gerou um aumento exponencial nas demandas de TI. Nesse contexto, a alocação de apenas um técnico de TI dificulta sobremaneira a conclusão de tarefas e impede o fluxo eficiente da informação. Portanto, a expansão do corpo técnico é condição para a efetiva simplificação dos processos e para garantir o bom funcionamento das atividades acadêmicas, especialmente diante da crescente complexidade e do aumento da demanda.

) Acrescentar, no Siscad, uma forma de acompanhamento dos estudantes para a colação de grau e diplomação, com acesso rápido à lista de prováveis formandos e formandos, à documentação necessária para a conclusão, bem como à verificação de diligências no histórico escolar pela Seconta, talvez contando até com conexão direta com o SEI, se necessário, ou diretamente ao Sigerd.

Criar uma ferramenta dentro do Siscad que permite que COAC, coordenador de curso e direção tenham a possibilidade de enviar e-mail aos professores que estejam ministrando disciplinas naquele semestre para determinado curso. Isso facilitaria a comunicação com professores de unidades diferentes daquela no qual o curso está lotado.

Criação de perfis fictícios para técnicos e coordenadores para devida orientação à utilização dos diferentes sistemas da UFMS, com visualização semelhante à do usuário atendido.

Acrescentar, no Sigproj, relatórios de projetos vigentes para acesso das direções de UAS, COAC, COAD e comissões setoriais de ensino, pesquisa e extensão, com informações detalhadas do projeto e de seu andamento.

Criação de CCND para pós-graduação strico-sensu para defesa de tese/dissertação e orientação de estudantes.

Apresento aqui a proposta de simplificação dos processos voltados a gestão dos cursos de graduação sugerindo a substituição do Calendário Acadêmico atual composto por 17 (dezessete)semanas para um novo modelo composto por com 15 (quinze) semanas. Um semestre universitário no modelo de 15 (quinze) semanas corresponde aproximadamente de cerca de 100 dias ou três meses letivos. Essa mudança estará dentro do escopo legal que é de 100 (cem) dias letivos por semestre.

A mudança se faz necessária devido ao excesso de feriados. Trago como por exemplo a semana do “saco cheio” que acabam se estendendo até o 2º semestre do ano letivo - praticamente até o final do mês de dezembro prejudicando a colação de grau dos acadêmicos. A redução do calendário acadêmico universitário de 17 (dezessete) para 15 (quinze) semanas tem sido implementada em algumas instituições no Brasil. Temos como exemplo, a Universidade Federal do Paraná (UFPR) que ajustou o seu calendário para cursos de graduação de 18 (dezoito) para 15 (quinze) semanas, redefinindo datas e diretrizes para a integralização da carga horária. Já a Universidade Federal do Rio Grande (FURG) reduziu o seu calendário de 18 (dezoito) para 15 (quinze) semanas, garantindo a carga horária e os conteúdos essenciais sem prejuízo.

Acrescentar, no Siscad, relatórios e visualizações de carga horária docente e quantidade de estudantes atendidos por docente e disciplina, bem como quantidade de orientações em ensino, pesquisa e extensão.